視訊會議怎麼做最安心?推薦6招強化資安防護

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現今的溝通模式已不再是透過傳統的電話,不論在何處工作,用什麼軟硬體來學習,安全性都非常重要。在操作遠距應用軟體時,都要採取最佳做法來保護重要的資訊與使用者的隱私,避免駭客企圖透過各種遠距應用軟體的安全漏洞,取得機密資訊,或是執行其他的惡意行為。在使用視訊會議軟硬體時,企業究竟需要注意什麼?

視訊安全第一招:值得信賴並持續更新的軟體

為了安全性,一定要避免使用有資安漏洞和疑慮的軟體,目前市面上常使用且相對安全的視訊會議軟體有 Google MeetMicrosoft TeamsCisco Webex 等。儘管資安專家表示,無論是任何軟體都會有漏洞,都可能遭到駭客攻擊,但重點是軟體公司透過持續更新進行漏洞修補,請記得隨時更新版本,不僅可以使用最新功能,還能提升安全性與穩定性從可信賴的官方網站或 App Store 下載軟體,以避免安裝到含有惡意程式的偽造軟體或App。甚至使用商業企業版授權,以取得更多資安或隱私防護。

視訊安全第二招:資安意識並謹慎確認資訊

透過定期宣導相關政策,提升企業整體資安意識。首要強化相關密碼設定,建議不使用生日、電話等,易破解資訊作為密碼。隨時保持警覺,勿點擊來路不明的郵件或連結,避免受駭、竊取資訊與植入病毒的可能,如有疑慮可向相關人員確認。請直接提供與會者連結,避免在公開平台與社群環境分享會議連結、識別資訊(ID),避免不相關人員混入會議中竊取機密。除了即時更新,定期備份更是重要,此動作可減少資安事件發生時的損失。

視訊安全第三招:加密保護的連線與設備

除了選用安全的設備、系統與視訊軟體,也要確保連線過程經過加密保護,透過高強度加密協定,避免機敏資訊外洩與竊聽,例如使用 VPN 加密連線至企業內部網路。但由於外部端可能儲存許多資料(個人帳密、聊天紀錄或聯絡名單),將應對相關資料進行加密保護,若資料不小心外洩,取得資料者也無法對加密資料進行讀取。並根據相關資安法規及標準,使用限定資訊設備,不使用公開及免費的網路連線,降低風險。最後為會議加上密碼保護,來確保與會者的身分與進入機制。

視訊安全第四招:視訊攝影機的安全防護通知

在每次啟用視訊攝影機時,必須先徵詢使用者同意,當視訊攝影機進行直錄播時,要有明顯燈號來表示正在運行中當有使用者登入使用攝影機時,須立即通知系統管理員。甚至可建立多重認證機制,來變更設備較高的權限操作,使設備不容易被駭入、設定不隨便被調整。

視訊安全第六招:善用主持人權限與等候功能

視訊會議軟體,通常都有主持人功能,可管理或移除與會者,防止會議被惡意破壞與中斷。並透過等候室功能,讓主持人管控在特定時間內,管控哪些人可以參加會議,藉此確認與會者身分,並查看有誰試圖加入會議的紀錄。與會者使用螢幕共享時,若畫面不太恰當時,可以透過主持人權限來停用此功能,使會議進程更加順利。

持續強化資安意識

當前的情況,視訊會議與學習,已成為遠距互動不可或缺的行為。但面對資安威脅,企業與個人都應該養成良好的資安意識與警覺,透過定期宣導與訓練,知道在必要時如何操作與防範,才能建立安全又安心的資訊環境。

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